信用失墜の恐れも！採用時の個人情報流出を防ぐ基本ルールまとめ

採用担当者のみなさま、応募者の個人情報、正しく扱っていますか？当然ながら履歴書や職務経歴書には応募者のプライベートな情報がたくさん詰まっています。そんな重要な情報が第三者の手に渡ってしまったら…？

個人情報は思わぬところから流出してしまうものです。「しっかり管理できているから大丈夫」という方も今一度個人情報の正しい取り扱いについて、基本に立ち返りましょう。

個人情報

応募者から預かった書類は鍵付きキャビネットへ

当然ながら履歴書や職務経歴書などの書類は応募者の個人情報がたくさん記載されています。
鍵付きキャビネットに収納するなどしっかりと管理することが大切です。

万が一第三者が入手し、不正な目的で使用された場合、大きなトラブルとなります。
机の上に置きっぱなしにするなど言語道断。選考後は即時返却または廃棄など適切に処分しましょう。

「この間応募してきた●●さんが●●でさ…」「出身は●●で…」いくら信用できる同僚でも、たとえ家族であっても、応募者の個人情報を洩らすようなことは絶対にしてはいけません。
会話はどこで誰が聞いているか分からないもの。
本人のプライバシーを侵害するようなことはやめましょう。

上長への報告など、業務上応募者について話さなければならないときは個室に移動するなど第三者がいない場面で話すようにしましょう。

選考結果を送る際は宛先と文面が合っているかしっかり確認しましょう。

メールアドレス・選考結果もれっきとした個人情報です。
複数名に選考結果を送る場合、To.やCc.に入れてしまうと送った人のアドレスが全て表示された状態で送信されてしまい、個人情報が流出してしまいます。

宛先をBcc.に入れるとアドレスを表示させず、複数名にメールを送ることが可能です。
その場合、To.には自分のアドレスを入れましょう。

選考後の履歴書・職務経歴書の取り扱いについてはトラブルが発生しやすいので特に注意が必要。
履歴書・職務経歴書は必要がなくなった時点で即時返却または廃棄するべきです。
できれば廃棄より返却が望ましいでしょう。

例えきちんと廃棄したとしても応募者はその事実を知ることができません。
自分の個人情報がどうなったのか不安になる方も多いでしょう。
返却することで応募者も安心することができますし、企業としての誠実さも示すことができます。

セキュリティ

いかがでしたか？
個人情報の流出は大きなトラブルにつながるだけでなく、あなたの会社の信用を失うような致命的な事態になりかねません。

適切な管理をするように心がけましょう。

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