スタッフ募集を開始すると必要となるのが、応募者対応。当然のことながら、求人媒体に掲載すると、応募者から連絡があり、受付対応をしたり、履歴書送付を依頼したり、面接日を調整したり・・・、面接以外にもさまざまな業務が発生します。

疲れた表情のウェイトレス

応募があったけど、忙しくて対応できず、結局面接までいたらなかった・・という経験がある方も多いのではないでしょうか。

今回、そんなお悩みをお持ちの採用ご担当者様のためにスムーズな応募者対応のポイントをご紹介します!

採用窓口担当を明確にしましょう!

飲食店舗で受付する場合は特に、このような採用窓口業務を誰が対応するのか、事前に確認しておきましょう。

例えば、アルバイトスタッフが電話に出たら何を聞いてもらうのかなど、細かな部分までしっかりと準備しておけば、営業時にあわてずにすみます。

応募があれば、すぐに対応!スピーディな対応が、優秀な人材獲得への第一歩!

Beautiful young businesswoman working in office

応募があったときは、できれば即日中に応募者に電話し、その後の選考についての連絡をしましょう。

営業と採用を兼務でされている方は、なかなか難しいかもしれませんが、応募者の意欲が熱いうちに対応することで、印象もよくなります。

メールでも良いのですが、返信がなかなか来ない場合も。メールだけで終わらせず、電話連絡をするようにしましょう。
電話で話せば、どんな応対をする人物か分かるため、選考に向けた情報を得られるというメリットもあります。

<WEB応募の場合>

WEBでの応募があれば、できれば即日中に応募者に電話し、その後の選考についての連絡をしましょう。

■ 書類送付を依頼する場合

  • 即日~3日以内には応募者に電話し、その後の選考を連絡する。
  • 必要な応募書類を伝える(履歴書、職務経歴書)
  • 本人が書類送付をする日を確認する

■ 面接日程を連絡する場合

  • 面接日時
  • 面接場所
  • 面接担当者
  • 持ち物
  • 面接で聞く内容の一部など

面接担当者や面接で聞く質問を事前に伝えておけば、応募者も準備して面接に挑むことができます。

<電話応募の場合>

まずは電話口で、氏名・ 連絡先・ 希望職種を聞き、可能であれば面接日時を確定させて、電話を終了します。

トーク例

店舗「ご応募ありがとうございます。クックビズを見てのご応募ですね?」

応募者「そうです」

店舗 「では受付させていただきますので、5分少々お時間いただけますでしょうか。まずは、お名前と連絡先を教えていただけますか?また、応募したい職種は何でしょうか」

応募者 「東京 太郎です。電話番号は、●●‐●●●●‐●●●●になります。店長候補への応募です」

店舗 「ありがとうございます。では、早速面接に来ていただきたいのですが、●月●日(●曜日)の●時はいかがでしょうか?」

応募者 「はい、大丈夫です」

店舗 「では当日の持ち物は、筆記用具と履歴書をご持参ください。代表の●●が、面接いたしますのでリラックスしてお越しくださいませ」

応募者 「はい、よろしくお願いします」

店舗 「ありがとうございます。では、●月●日(●曜日)の●時におまちしておりますので、どうぞよろしくお願いいたします」

※面接日が3日~5日以上空く場合は、面接の前日確認の電話を入れるようにしましょう。

以下チェックシートをご用意しましたので、ぜひご活用ください。下記からダウンロードも可能です。
応募者対応チェックシート
※以下をクリックすると、上記シートをダウンロードできます!

応募者対応チェックシート-「Cook+総研」人材採用ノウハウ(PDFファイル)
応募者対応チェックシート-「Cook+総研」人材採用ノウハウ(WORDファイル)

笑顔のウェイトレス7

人事担当者や面接官は、応募者からすればその企業の代表であり、いわば「顔」です。

企業の「顔」となるに恥じない心構えで、丁寧な応対を心がけましょう。
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