飲食店をマネジメントする立場にとって、日報は店舗を運営するうえで欠かせない資源といえるでしょう。
とはいえ、実際に日報を書いてもらうとなると、スタッフへどのように記載してもらうべきなのか、疑問に感じている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、飲食店における日報の必要性や記載する内容、注意点などについて解説していきます。今後の業務に役立つ日報を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
飲食店に日報は必要？
まずは飲食店における日報の必要性から解説していきます。なぜ日報が重要視されているのか、その理由を深掘りしていきましょう。
飲食店の日報とは？
日報は、1日の店舗の業務内容や状況を管理者に報告するための報告書です。
報告内容は、企業や店舗などにより異なりますが、その日の勤務時間の中で「どんな業務を、どのぐらいの時間で行ったのか」であったり、1日の中での気づきや疑問、課題に感じたことなどを主に報告します。
日報は、一般的には所属するチームや部署の上司を報告先とすることが多いものの、飲食店においては、業務に関するノウハウをチームで共有することを目的として、メンバー間で報告しあうケースも見られます。
また、飲食店における日報では、当日の売上高や仕入額などの数字のみではなく、さまざまな事項を記録して残すことが重要です。なぜなら、その日の出来事を細かく記録しておくことが、お店の財産になるからです。
飲食店が日報をつけるメリット
日報がお店の財産になるということは、一体どのような意味なのでしょうか。
その日の出来事が記録された日報は、店舗をスムーズに運営するうえで重要な資料です。
たとえば、1日の店の様子を記録することで、お客様の来店をデータとして分析ができるようになります。
- 天気や近隣のイベントによる客の増減はあったか
- 工夫に対してどれぐらいの集客効果があったか
- 時間帯や季節別の売上に変化があったか
上記のように、さまざまな出来事に対してお客様の来店数の変化を記録しておくと、これから同じような出来事が起きた際に材料の仕入れを調整できたり、スタッフの人員を確保できたりと、事前の対策が取れるようになります。
飲食店の売上アップに役立つ日報の記載内容
経営戦略のための重要な資料となる日報。ただし、日報には何を書いても良いわけではなく、売上アップやコスト削減のヒントとなる内容を記載して、蓄積することでお店の利益アップのためのヒントとんるものでなければなりません。
ここでは、飲食店で日報に記載すべき項目をみていきましょう。ただし、これから紹介する内容すべてを日報に記載する必要はありません。自分のお店にとって必要なものを選んで記載してもらうことが大切です。
季節、月、曜日、時間帯別の売上と店内の状況
飲食店は季節、月、曜日や時間帯によって混雑度や客層が変わりますので、季節、月、曜日や時間帯ごとの売上と客層を漏れなく記載します。
時間帯ごとの売上や店内の状況を把握することで、シフト調整や在庫管理に役立つでしょう。
また、客層や需要の多いメニューを分析することで、新規メニューのアイデアも生まれやすくなるはずです。
定番や人気商品の販売状況
つぎに、定番商品や人気商品の販売状況を記載します。たとえば、どんな客層が商品を注文するのか、どんな客層に受けが良いのか、売上額のような定量的な数字以外の情報を記録していきましょう。
この情報は、売上額の数字ではわからない大事な資料となります。客層による商品の販売状況を理解することで、今後のメニュー開発や接客の改善に役立ちます。
お客様の属性や人数
来店したお客様の属性や人数を記録しておくと、お客様のニーズが分析できるようになります。
客層や人数の傾向が理解できると、提供するべき商品のメニュー開発、キャンペーン施策やより効果的な集客方法の検討ができるようになります。
また、いつもとは違う客層が来店した場合も記録しておくと、客層の変化に気づくきっかけにもなるでしょう。
その日の天候
飲食店は天候によって売上が左右されやすい業種です。そのため、気温や湿度に応じたメニューを導入するために、日々の天候も記録しておくと、さらなる効果が期待できます。
また雨や雪など、客足が鈍る天気への対策も事前に立てられるようになりますので、天候と合わせて、客足の変化も記録しておくといいでしょう。
お客様からのクレーム
お客様からのクレームはお客様にご迷惑をかけてしまい、また対応にも時間を要することもありますが、クレームは業務改善に役立つ重要なヒントになります。クレームが起きた際には、対応や報告を面倒と考えず、前向きに受け止めていきましょう。
クレームの内容を日報に記録することは、スタッフへの周知にもつながり、クレームの再発防止に役立ちます。その上、スタッフの教育にも活用できますので、クレームの内容は詳細に記録するのがベターです。
また、クレームが起きたときにどのような対応をしたかも記録しておくと、今後のクレーム対応の資料になります。その場で解決したクレームも、解決したからよし、とはせずに「どういったクレームに対して、どういった対応をし、結果どうなったのか」をしっかり残すことで、業務改善の資料として保管し今後の業務・サービス改善に役立てていくことが大切です。
飲食店で日報を作成する際のポイント
先ほどもお伝えしたように、日報には何を書いても良いわけではなく、経営戦略の資料となる情報を記載する必要があります。
飲食店で日報を作成する際、どのようなことに気をつければいいのでしょうか？。
現場でしかわからない情報を記録する
現場で働いているスタッフが気づいたこと、気になる出来事があったら、積極的に記載してもらいましょう。お客様と直接やり取りをしているスタッフの情報は、お店の運営に必要なヒントが多く含まれています。
ただし、何でも記録してもらうのはスタッフに負担がかかるため、記載内容は必要なものだけに絞りましょう。そのためには、経営陣が何を知りたいのかを事前に現場のスタッフに伝えておくと効率的です。
業務中の「気づき」を記録化する
シフト制でスタッフが働いているお店では、客の属性や曜日、時間帯によってどんな変化があったかを記録しておくと、スタッフ同士の情報共有になり、業務改善につながります。
スタッフ同士で情報を共有できると、接客サービスの均一化をはかれるようになり、顧客満足度や売上の向上を引き出すことになります。
市販のソフトやアプリも活用する
通常の業務にプラスして日報を書いてもらうことは、スタッフに大きな負担をかけてしまいがちです。
スタッフに負担をかけることなく日報を書いてもらうためには、日報機能がついた会計ソフトやスマホアプリを活用して、日報の記入を簡単に行うのもおすすめです。
日報をデジタル化すると日報内容と売上を一元管理できるようになり、経営戦略も立てやすくなりますよ。
飲食店の日報活用事例
実際に日報を有効活用しているお店を紹介していきます。ご自身のお店でも取り入れられることがあったら、ぜひ活用してみましょう。
株式会社奴寿司
株式会社奴寿司では、部署によって勤務時間が異なるため、勤務時間外に業務連絡が届くことが珍しくありませんでした。そのため、仕事とプライベートがうまく分けられずに困ってしまうスタッフが多く、大きな問題となっていたのです。
この問題を解決するために、株式会社奴寿司では「LINE WORKS」を情報共有ツールとして活用することにしました。「LINE WORKS」は通知する時間を設定できる機能があり、プライベートの時間を守れるようになったのです。
また、メールとFAXで二度手間だった日報作業が「LINE WORKS」で完結できるようになり、スタッフの業務負担も軽くなりました。
株式会社アークス
株式会社アークスは店舗数や従業員数の増加で、それぞれのスタッフとコミュニケーションが取りづらいという悩みを抱えていました。
そこで、株式会社アークスでは日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を導入し、それぞれのスタッフに日報を記入してもらうことにしたそうです。
提出してもらった日報から、スタッフのモチベーションや悩みに気づけるようになり、退職リスクや体調管理などの対策もスムーズに取れるようになりました。
KPI機能は数字を入力するだけで達成率がわかるような仕組みになっていて、売上の意識が高まりモチベーション向上にも役立っているそうです。
編集後記
飲食店における日報の必要性と作成要領、記載する内容や注意点について詳しく解説してきました。
日報は経営戦略に役立つ大切な財産です。現場のスタッフの負担にならない方法で積極的に記録してもらうようにしましょう。
また、日報はスタッフとのコミュニケーションツールとしても活用できますので、日報の必要性をスタッフに理解してもらい、記録してもらいましょう。
